Email Retention
700.115 EMAIL RETENTION POLICY
A. PURPOSE
电子邮件保留政策旨在帮助员工和学生 确定通过电子邮件发送或接收的哪些信息应该保留，以及如何保留 long. 此策略旨在处理可能包含在电子邮件中的典型记录 并且不一定参考其他类型的记录，如纸张或其他 电子文件或数据的类型. 国家对这些记录进行了深入的调查 社区和技术学院委员会(SBCTC)的记录保留政策和可能 be viewed at www.wbctc.ctc.edu/doc/general_retention_schedule.
本指南所涵盖的信息包括但不限于记录 要么存储，要么通过电子邮件共享.
所有员工都必须熟悉这个电子邮件保留政策和保留 特定于其部门或部门的政策.
B. SCOPE
This email retention policy is secondary to the SBCTC retention policy; any current public record requests for specific public records; and any litigation hold notices 作为应对潜在诉讼的记录. 发送方负责保留 emails within the college. 收件人有责任保留电子邮件 originate outside the college. 电子邮件留存率通常取决于以下几点 共同类别和保存期:
- 临时行政档案:没有行政、法律、财政、 或者存档要求. 这些记录包括私人信息 and announcements not related to business; information-only copies; copies of published materials; duplicate copies; preliminary drafts; internal requests for information; transmittal memos; reservations and confirmation; routine college admission letters. (保留至行政需要得到满足为止).
- 日常信函:有关日常办公室管理的日常信函 and activities. These records include intra-agency correspondence; routine correspondence with other agencies; and correspondence with the public on routine matters. This category 不包括执行级别的通信或有关政策的通信 and procedures. (Retain for 30 days).
- 执行级别的文件:这些记录包括通信和备忘录 与政府官员、公众和其他人之间有关政策的执行层关系 问题、关注、行动或问题. (在CEO办公室任职4年).
- 非执行计划和工作文件:这些记录包括项目设计计划、 调查表格、收费、图表、统计、初步分析报告、研究 与管理研究有关的材料、草稿和其他文件，非财务的 审计、调查和规划研究. (在原办事处保留2年 or designated office).
C. ENCRYPTED COMMUNICATIONS
包含机密信息的电子邮件及其附件将被加密 从发送设备到接收设备. 发送组织必须是 能够解除加密并检索所发送消息的原始版本.
加密通信的机密信息应以一种方式存储 与学校政策一致，但总的来说，信息应该存储在 解密格式，除非是机密人员、商业、受保护的健康或 financial information.
D. 特别非记录保存
当诉讼被提起时——或者合理预期——学院有责任承担 特别预防措施，以防止丢失可能相关的电子数据. Unless 情况需要不同的方法，将遵循以下协议 遵守这些法律义务.
- Document Preservation Plan
当对学院提起诉讼时——或者收到这样的信息 一场诉讼是合理预期的——人力资源部门应该提出抗辩 制定计划，列出需要立即采取的步骤. The plan should generally 包括以下一些或全部基本步骤:- 识别可能拥有电子数据的操作单位和个人;
- Send a litigation hold to the appropriate individuals; and
- 指定一个特定的人来协调并作为联系人
总统内阁批准:8/5/08
校董会通过:11/19/08
Last reviewed: __/__/__
Policy contact: Technology
相关政策及程序
None identified at this time