电子邮件分发列表使用

1700.120邮件分发列表使用程序

A. 目的

这个程序的目的是确保所有的大学电子邮件用户坚持 适当的电子邮件礼仪，当发送信息给大的分发列表. 的 大型分发列表的邮件审核的目的是管理流量和 邮件信息的适当内容. 通过遵循这些指导方针，我们可以 保持有效的沟通，防止不必要的混乱，提高整体 我们组织的生产力和专业性.

B. 配发清单的使用

1. 相关内容: 只有当消息相关且令人感兴趣时，才应该使用通讯组列表 发给列表中的大多数收件人. 考虑你的信息是否必要 对于大多数收件人，然后将其发送到通讯组列表.
2. 盲抄送(BCC) 使用密件抄送字段保护收件人的隐私，防止“回复全部”风暴.
3. 用户标识: 所有电子邮件都将包含“发送至”声明. 例如:“这封邮件的收件人是 “所有地区”或“所有地区”.”
4. 可访问性: 所有通讯将遵循 易访问性需求 概述 在这里.

C. 电子邮件适度

1. 审核目的: 学院将实施电子邮件审核，以管理大型分发列表 信息流并确保只与适当的内容共享 收件人.
2. 审核团队: 由总统内阁指派的专门小组或个人将负责此事 用于审核发送到通讯组列表的电子邮件. 该团队将审核并批准 信息，以确保它们符合本程序中概述的指导方针.
3. 审批流程: 希望将电子邮件发送到大型分发列表(如All Campus)的员工 -奥马克，所有校园-皇冠8868会员登录，所有地区，或其他名单确定的 总统的内阁，在主持人批准之前不会发布消息 他们. 审核团队将审查内容的相关性、清晰度和依从性 在批准电子邮件分发之前，发送电子邮件礼仪指南.
4. 及时回顾: 审核团队将努力及时审核并批准或拒绝电子邮件 避免不必要的沟通延误. 然而，员工应该服从 他们的信息提前很好地解释了任何可能的审查过程.
5. 适度豁免: 由于需要，某些部门或个人将免于节制 用于快速或紧急通信. 豁免部门或个人名单将会 由总统内阁管理，将包括但不限于技术， 设施、内阁成员、人力资源和社区关系.

D. 清晰简洁的沟通

1. 主题: 使用清晰和描述性的主题行来总结邮件的内容. 这有助于收件人快速理解邮件的目的并确定优先级 他们的收件箱有效.
2. 相关内容: 确保你的邮件内容与分发列表相关并保持一致 带着它被创造的目的. 避免分享不相关或跑题的信息 这可能会使收件人感到困惑或沮丧.
3. 总结和重点: 对于冗长的邮件，可以考虑在邮件的开头加上一个简洁的摘要 为收件人提供快速概述. 使用项目符号、标题或粗体 文本突出重要信息，使内容可浏览.

E.  专业的语气和语言

1. 礼貌和尊重: 称呼收信人时要保持专业的语气和礼貌的语言. 避免讽刺、冒犯性言论或任何形式的骚扰. 善待所有接受者 尊重并遵守公司的行为准则.
2. 避免过度大写: 用大写字母书写可能被理解为大喊大叫或有攻击性的行为. 适当且有节制地使用大写字母来强调特定的单词或短语.

F. 附件

1. 附加文件: 不鼓励使用附件. 指向存储在SharePoint中的可访问文件的链接 会受到鼓励. 附件可能导致传递问题或占用过多的存储空间 收件人邮箱中的空间. 只要可能，提供链接.

G. 遵守法律和组织政策

1. 机密性: 沟通时尊重保密、隐私标准和FERPA合规 通过电子邮件. 不允许提供敏感或机密性质的信息 除非得到明确授权，否则在大型分发名单上共享.
2. 遵守政策: 遵守所有相关的组织政策，包括与信息相关的政策 安全、数据保护和技术资源的合理使用.

H.  事件

1. 活动声明: 学院将提供一个电子邮件地址用于活动通知. 事件信息 在给定工作日中午之前提供给此电子邮件地址将被合并 并送到相应的分发名单上. 到7点.m. 下一个工作日 独立的活动公告将被缓和.

I. 定期培训和更新

该组织将提供微软的《皇冠8868会员登录》， 包括使用大型分发列表和电子邮件审核的具体指导. 本程序的更新将及时通报，以确保持续遵守.

J.  执行

大型分销集团未能遵守此程序，包括遵守 以电子邮件审核程序，将导致拒绝访问分发 根据我们的行为准则列出并可能导致纪律处分.

经总统内阁批准:10/3/23
最后一次审查:10/3/23
政策联系人:技术 & 社区关系

相关政策及程序
700.100     电子资讯资源政策
700.110     电子讯息政策
700.115     邮件保留策略
700.120     电子邮件分发列表使用策略
700.125     可接受和合乎道德的使用政策

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